Ответственность в документации.

Ответственность в документации одна из главных задач для любой транспортной компании. Наша компания не является исключением, тщательно следить за ее правильным оформлением наша прямая обязанность.

Организация перевозок

Чтобы организовать автотранспортные перевозки по всем правилам, требуется оформить все положенные бумаги в соответствии с законодательством. Без необходимых актов, товарных накладных и т.д. передвижение грузового транспорта по территории страны сопряжено с реальной возможностью получения штрафов и даже конфискации товара.

В первую очередь фирма должна получить лицензию на услуги по перевозке. К ней прилагаются лицензионные карточки на каждую машину. Данная карта является бланком строгой отчётности, куда заносятся регистрационные данные лицензии. Эти документы в обязательном порядке должны находиться в салоне автомобиля.

Ответственный подход к работе

В заключаемом с компанией договоре учитываются все детали-ответственность за сохранность, страховка и т.д.

Перечень:

• акт на перевозимый товар;
• заявка и договор;
• страховой полис на экспедирование, в котором есть учет выгрузки и погрузки;
• сопроводительные удостоверения;
• транспортная накладная. Это основной акт, который подтверждает расходы на грузоперевозки;
• договор на оказание услуг между Заказчиком и Исполнителем. Здесь регламентируются обязанности и права сторон, условия и сроки доставки, цены.

Может так же понадобиться ряд дополнительных бумаг, если того требует специфика перевозимой продукции — тех паспорта, товарная накладная, счета-фактуры.

Во избежание неприятностей с дорожной полицией во время передвижения по территории РФ, шофер обязан иметь при себе:

1. Путевой лист;
2. Водительское удостоверение;
3. Талон о прохождении техосмотра;
4. Удостоверение, доказывающее на то, что водитель имеет право на распоряжение и использование данного автомобиля;
5. Акт о дезинфекции. Необходим, если перевозят продукты питания;
6. Страховой полис ОСАГО.

Ответственность за сохранность транспортируемой продукции несет экспедитор с момента погрузки до периода, пока она не будет доставлена клиенту. Оформление, хранение и расположение груза в машине, процесс перевозок, передачу партии, передачу клиенту и вверенное ему транспортное средство(в том случае, если собственником является фирма, а не водитель). В некоторых случаях положена выдача должностной инструкции, в которую работодатель может вносить изменения. Если вдруг возникнут какие-либо проблемы, решить их будет гораздо проще, если у экспедитора или водителя при себе будут все необходимые бумаги.

Правила оформления

При перемещении опасных видов товара нужна специальная лицензия — карточка и разрешение на допуск. На перемещение другой продукции, соответственно, нужны другие разрешения, в том числе и пропуск, выданный ГИБДД.

Помимо всех этих аспектов будет не лишним, если у водителя при себе будет договор трудоустройства — это ускорит процедуру проверки транспортируемого товара.

Так же сейчас, в век высоких технологий, возможно перевести весь документооборот в электронный формат во избежание ненужной бюрократической волокиты и лишней путаницы. Это значительно облегчит и ускорит процесс оформления. Все необходимые копии таких справок, разрешений и прочих бумаг могут храниться на смартфонах, их можно распечатать при необходимости.

Важно так же заметить, что большая часть заказчиков постоянно забывает о том, что организация и все процессы, связанные с документами не являются работой фирмы. Закон, к сожалению, никак не комментирует предоставление заверенных накладных от перевозчика, а в таком случае процесс оформления необходим для самой компании во избежание конфликтных ситуаций касаемо качества товара и сроков доставки.

Ответственность

Чтобы избежать несоблюдения правил безопасности и всех, связанных с бумажными вопросами моментов, закон предусматривает меры наказания для обеих сторон в том случае, если они:

• не знают, какие акты и разрешительные бумаги нужны для перевозки;
• не могут предоставить их при проверке ГИБДД;
• сертификаты просрочены или содержат ложную информацию.

При отправке автомобиля, шоферу выдается путевой лист. В нем указывается тип машины и номер путевого листа. На данном документе имеется печать или штамп индивидуального предпринимателя, который является владельцем авто. Оформленные путевые листы надо зарегистрировать в специальном журнале. Храниться он не менее 5 лет.За транспортировку без пакета положенных документов предусмотрены штрафные санкции. Водитель перевозящий этот груз может лишиться удостоверения.